Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Kick Wiegmans Hypotheken B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvindt.

Wij begeleiden klanten bij financiële vraagstukken, in het bijzonder hypotheekadvies en hypotheekbemiddeling. Binnen de dienstverlening onder de naam Kick Wiegmans vinden ook activiteiten plaats op het gebied van aankoop, verkoop en vastgoedbegeleiding.

Wanneer voor een bepaalde dienstverlening een andere rechtspersoon de verwerkingsverantwoordelijke is, moet duidelijk zijn welke onderneming de gegevens verwerkt. Deze verklaring beschrijft de gegevensverwerking waarvoor Kick Wiegmans Hypotheken B.V. verantwoordelijk is.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op personen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• Bezoekers van onze website.
• Personen die informatie of een offerte aanvragen.
• Klanten die hypotheekadvies of bemiddeling ontvangen.
• Klanten die gebruikmaken van aankoop- of verkoopbegeleiding, voor zover deze onder onze verantwoordelijkheid valt.
• Partners en medeaanvragers in een hypotheekdossier.
• Zakelijke relaties, leveranciers en contactpersonen.
• Andere personen die in een dossier worden genoemd, zoals werkgevers, verkopers of schenkers.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van onze relatie met jou en de diensten waarvan je gebruikmaakt.

Identificatie- en contactgegevens

• Naam, adres en woonplaats.
• Telefoonnummer en e-mailadres.
• Geboortedatum en geboorteplaats.
• Burgerlijke staat, gezinssamenstelling en nationaliteit.
• Identiteitsgegevens en, wanneer wettelijk toegestaan, gegevens uit identiteitsdocumenten.

Financiële gegevens

• Inkomen, dienstverband en werkgeversgegevens.
• Jaaropgaven, loonstroken en werkgeversverklaringen.
• Ondernemingsgegevens en financiële jaarstukken.
• Spaargeld, vermogen en eigen middelen.
• Bankafschriften en rekeninggegevens.
• Schulden, leningen, kredieten en andere verplichtingen.
• Gegevens die nodig zijn voor een hypotheekberekening of hypotheekaanvraag.

Woning- en dossiergegevens

• Adres en kenmerken van de woning.
• Koopprijs, verkoopprijs en taxatiewaarde.
• Koopovereenkomsten en relevante bijlagen.
• Hypotheekoffertes en financieringsdocumenten.
• Contactmomenten, adviezen en gemaakte afspraken.

Gevoelige persoonsgegevens

Bij hypotheekadvies kunnen ook gegevens worden ontvangen die extra bescherming vereisen, zoals informatie over arbeidsongeschiktheid of gezondheid. Ook kunnen documenten een burgerservicenummer (BSN) bevatten.

Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag of specifieke wettelijke bevoegdheid bestaat en beperken de verwerking tot wat noodzakelijk is.

Website- en communicatiegegevens

Wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt, kunnen wij ook technische gegevens, berichten, formuliergegevens, IP-adressen en informatie over het gebruik van de website verwerken.

Hoe ontvangen wij deze gegevens?

Meestal ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van jou. Soms ontvangen wij gegevens van een medeaanvrager, geldverstrekker, notaris, taxateur, werkgever of andere partij die bij jouw dossier betrokken is, voor zover dit is toegestaan.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken.
• Het voorbereiden en uitvoeren van hypotheekadvies.
• Het bemiddelen bij hypotheekaanvragen en andere financiële producten.
• Het opbouwen, controleren en onderhouden van klant- en adviesdossiers.
• Het begeleiden van aan- en verkooptrajecten, voor zover deze dienstverlening onder onze verantwoordelijkheid valt.
• Het uitvoeren van wettelijke identificatie- en controleverplichtingen.
• Het naleven van verplichtingen uit financiële en fiscale wetgeving.
• Het bewaken van de kwaliteit en veiligheid van onze dienstverlening.
• Het behandelen van klachten, vragen en verzoeken.
• Het voorkomen en onderzoeken van fraude of misbruik.
• Het voeren van een zorgvuldige administratie.
• Het beheren en beveiligen van onze website en systemen.
• Het versturen van nieuwsbrieven of commerciële communicatie wanneer dat is toegestaan.

5. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een grondslag bestaat in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Uitvoering van een overeenkomst

Wij hebben persoonsgegevens nodig om onze afspraken met jou uit te voeren, bijvoorbeeld om hypotheekadvies te geven, documenten te beoordelen of een hypotheekaanvraag te begeleiden.

Wettelijke verplichting

Soms moeten wij gegevens verwerken vanwege wettelijke verplichtingen, waaronder verplichtingen uit de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en fiscale regelgeving, voor zover deze op onze werkzaamheden van toepassing zijn.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde situaties hebben wij een gerechtvaardigd belang bij gegevensverwerking, bijvoorbeeld voor informatiebeveiliging, kwaliteitscontrole, fraudepreventie en het beschermen van onze rechten. Daarbij wegen wij onze belangen af tegen de rechten en belangen van betrokkenen.

Toestemming

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf. Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

6. Hypotheekadvies, identificatie en Wwft

Als financieel dienstverlener kunnen wij verplicht zijn klanten te identificeren, hun identiteit te verifiëren, de herkomst van middelen te onderzoeken en bepaalde gegevens te bewaren.

Dit kan betekenen dat wij identiteitsgegevens controleren, documenten opvragen en informatie vastleggen over financiële transacties, inkomsten en vermogen.

Een BSN of kopie van een identiteitsbewijs verwerken wij alleen voor zover daarvoor een toepasselijke wettelijke bevoegdheid of verplichting bestaat. Waar mogelijk schermen wij gegevens af die voor het betreffende doel niet noodzakelijk zijn.

Wij kunnen wettelijk verplicht zijn informatie te bewaren, ook als onze dienstverlening inmiddels is beëindigd.

7. Gebruik van AI bij documentcontrole

Om hypotheekdossiers zorgvuldig te controleren, ontwikkelen wij aanvullende ondersteuning voor onze medewerkers onder de naam KWH (Kick Wiegmans Hypotheken). Deze software kan gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI).

AI-documentcontrole wordt uitsluitend ingezet wanneer de benodigde privacy-, beveiligings- en contractuele voorwaarden daarvoor zijn vervuld.

Waarvoor kan AI worden gebruikt?

• Het controleren of documenten volledig zijn.
• Het signaleren van ontbrekende of tegenstrijdige informatie.
• Het controleren van de interne consistentie van documenten.
• Het vergelijken van informatie tussen documenten.
• Het signaleren van verschillen met relevante dossiergegevens.

Welke gegevens worden verwerkt?

Voor AI-controles gebruiken wij uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende controle. Wij nemen maatregelen om het aantal en de gevoeligheid van de verzonden persoonsgegevens te beperken.

In de beperkte pilot sturen wij geen identiteitsdocumenten, afbeeldingen, scans zonder geschikte tekstlaag of documenten met herkende gezondheidsinformatie naar de AI-provider. BSN's worden vóór verzending afgeschermd. Documenten die niet verantwoord automatisch gecontroleerd kunnen worden, blijven beschikbaar voor handmatige beoordeling.

Welke AI-provider gebruiken wij?

Voor de voorgenomen AI-ondersteunde documentcontrole gebruiken wij de zakelijke API-dienst van Anthropic. Anthropic verwerkt de aan de dienst verstrekte gegevens volgens de toepasselijke zakelijke contract- en verwerkersvoorwaarden.

De gegevens kunnen daarbij in de Verenigde Staten worden verwerkt. Hiervoor worden passende contractuele waarborgen toegepast, waaronder standaardcontractbepalingen, voor zover die doorgifte daadwerkelijk plaatsvindt.

Voor de gebruikte standaard-API geldt in beginsel een bewaartermijn van 30 dagen bij Anthropic, behoudens uitzonderingen die in de toepasselijke voorwaarden zijn opgenomen. De gegevens worden onder de reguliere zakelijke API-voorwaarden niet gebruikt voor modeltraining.

Menselijke controle blijft verplicht

AI wordt uitsluitend gebruikt als hulpmiddel. Een medewerker beoordeelt de uitkomsten en blijft verantwoordelijk voor de verdere behandeling van het hypotheekdossier.

Voordat AI-documentcontrole op jouw dossier wordt toegepast, informeren wij je hierover.

8. Met welke partijen delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen gegevens worden verstrekt aan:

• Hypotheekverstrekkers, banken en andere financiële instellingen.
• Notarissen en taxateurs.
• Verzekeraars en andere betrokken financiële dienstverleners.
• Partijen die betrokken zijn bij aankoop, verkoop of financiering.
• Onze software- en IT-dienstverleners, waaronder eBlinqx.
• Anthropic, uitsluitend wanneer AI-documentcontrole is toegestaan en wordt ingezet.
• Administratieve, juridische en compliance-dienstverleners.
• Toezichthouders en overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensverwerking.

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Bij het gebruik van bepaalde dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt.

Wanneer dit gebeurt, zorgen wij dat hiervoor een rechtsgeldige doorgiftegrondslag en de vereiste waarborgen aanwezig zijn. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen waar dat noodzakelijk is.

Voor de voorgenomen AI-documentcontrole met Anthropic vindt een afzonderlijke beoordeling van internationale doorgifte plaats.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben ontvangen, tenzij een wettelijke verplichting of andere rechtsgeldige reden een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

Hypotheek- en adviesdossiers

Wij bewaren adviesgegevens, documenten en contacthistorie gedurende de periode die nodig is om onze dienstverlening uit te voeren en daarna zolang wij deze op grond van toepasselijke wetgeving, zorgplichten of een aantoonbaar gerechtvaardigd belang moeten of mogen bewaren.

Identificatie en Wwft

Voor gegevens die onder de Wwft-bewaarplicht vallen, geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie of de relevante transactie, overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.

Financiële administratie

Voor gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar, tenzij een andere wettelijke termijn van toepassing is.

Tijdelijke documenten in KWH

Bij de beperkte AI-pilot kunnen documenten uit eBlinqx tijdelijk lokaal worden verwerkt. eBlinqx blijft het centrale dossierarchief.

De tijdelijke documentkopieën worden verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn en uiterlijk dertig dagen na afronding van de pilot, tenzij een specifieke wettelijke verplichting of andere geldige reden zich daartegen verzet. Controleresultaten en relevante auditgegevens kunnen onderdeel blijven van het adviesdossier, zolang daarvoor een geldige bewaartermijn geldt.

Contactverzoeken

Contactverzoeken bewaren wij zolang dit nodig is voor beantwoording, opvolging of een eventuele verdere klantrelatie.

11. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

Deze maatregelen omvatten, afhankelijk van het gebruikte systeem:

• Beveiligde accounts en toegangscontrole.
• Beperking van toegang tot personen die gegevens nodig hebben.
• Versleuteling van geschikte apparaten en verbindingen.
• Beveiligde opslag en back-upvoorzieningen.
• Logging en controle van relevante handelingen.
• Procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.
• Afspraken met externe dienstverleners over gegevensbescherming.

Wij passen onze beveiligingsmaatregelen aan wanneer veranderingen in systemen, wetgeving of risico's daartoe aanleiding geven.

12. Website en cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website.

Daarnaast kunnen wij, afhankelijk van de ingeschakelde diensten, analytische cookies of cookies van externe diensten gebruiken. Voor cookies waarvoor toestemming is vereist, vragen wij deze vooraf via onze cookiebanner.

Je kunt jouw cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

Wij kunnen technische gegevens verwerken voor de beveiliging en werking van onze website, waaronder IP-adressen, browsergegevens en technische loggegevens.

13. Nieuwsbrieven en communicatie

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, kunnen wij jouw naam en e-mailadres gebruiken om nieuws, informatie en aanbiedingen te sturen.

Wij versturen commerciële berichten uitsluitend wanneer dit wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld op basis van toestemming of een toepasselijke uitzondering voor bestaande klanten.

Voor de verzending van nieuwsbrieven kunnen wij gebruikmaken van een gespecialiseerde e-maildienstverlener.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.

14. Welke privacyrechten heb je?

Op grond van de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten uitoefenen:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Recht op correctie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering: in bepaalde gevallen kun je verzoeken om verwijdering.
• Recht op beperking: je kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken de verwerking te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: in toepasselijke gevallen kun je gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming: toestemming kun je altijd intrekken.
• Rechten rond geautomatiseerde besluitvorming: je kunt je beroepen op de bescherming die de AVG hiervoor biedt wanneer die van toepassing is.

Je kunt een verzoek indienen via info@kickwiegmanshypotheken.nl .

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek. Indien wettelijk toegestaan en noodzakelijk, kan deze termijn worden verlengd. Wij informeren je daarover.

Het kan voorkomen dat wij bepaalde gegevens niet kunnen verwijderen vanwege een wettelijke bewaarplicht. In dat geval leggen wij uit waarom.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te controleren.

15. Klachten en wijzigingen

Klachten

Heb je vragen of klachten over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op. Wij zoeken graag samen naar een passende oplossing.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Bovenaan de pagina staat de datum van de laatste wijziging.